C’est pour cette raison que j’ai participé, mardi 16 février après midi, à un atelier organisé par l’Echangeur Aquitaine (CCI de Bordeaux). Environ quinze entreprises étaient réunies autour du thème du jour : « Osez la visioconférence ». Les participants avaient des attentes plus ou moins similaires (organiser des réunions à distance avec des équipes réparties sur tout le territoire, échanger et collaborer avec des clients en Asie, développer la formation à distance, …).

La 1^ère intervenante était Barbara Klaas de la société Khio (elle même en visioconférence, en direct de son bureau).

Elle a commencé par poser une définition de la visioconférence : « moyen qui permet de réunir en temps réel, par l’image et le son, une ou plusieurs personnes en France ou à l’étranger ».

Elle a ensuite présenté l’éventail des solutions existantes comme les salles intégrées, les terminaux individuels ou collectifs, les logiciels, mais aussi les outils gratuits comme Skype ou MSN.

J’ai apprécié son zoom sur la téléprésence (possibilité de réunir virtuellement plusieurs personnes autour d’une même table de réunion). Ce principe semble être l’avenir de la visioconférence.

Enfin, elle a évoqué les 3 possibilités pour mettre en place une visioconférence :

-      Via une ligne RNIS (du type Numéris)

-      Via un réseau IP privé

-      Via un réseau IP public

Chacun a ses avantages et inconvénients. Pour faire simple : plus le débit est garanti, plus le coût sera important.

Ce qui nous amène à la sacro-sainte question du coût !

Les montants sont variables :

-      Existence de solutions gratuites mais limitée (de type logiciel)

-      Location d’une salle équipée (280 € pour 2 heures à la CCI de Bordeaux)

-      Organisation par un prestataire d’une visioconférence événementielle (un exemple à 3500 €)

-      Installation du matériel en interne (30 000 € + abonnements).

Bien entendu ces tarifs sont indicatifs.

En conclusion de cette première partie : « n’hésitez-pas à démarrer petit afin de tester les outils et, surtout, étudiez bien votre besoin (utilisation, nombre de sites, fréquence, …). Par exemple, si vous devez faire 2 visioconférences par an, la location d’une salle équipée semble la solution la plus adaptée. En revanche, si cette méthode est utilisée une fois par mois, il faudra envisager un investissement ».

Le 2^ème intervenant était Christophe Thuillier de la société Arrowsoft. Il a présenté un ensemble de logiciels qui facilite le travail collaboratif et la visioconférence (notamment ISL Group).

Pour conclure, j’ai trouvé cet atelier riche en enseignements. Non pas sur l’utilité de la visioconférence (j’en suis déjà convaincu), mais sur la présentation des outils adaptés aux différents besoins.

Je poursuis ma veille à ce sujet et vous ferai remonter des témoignages (notamment celui sur la formation web 2.0 à distance via Skype).