Voici un billet synthétique sur la mise en place d’une veille de premier niveau.

Cette synthèse répond aux problématiques que rencontrent grand nombre d’entreprises :

- Les entreprises affirment que faire de la veille est stratégique pour elles …

-  … mais disent aussi que ça prend trop de temps

- Les salariés ont, en général, une seule boîte mail (sur Outlook par exemple) qui déborde d’informations de toutes natures (clients, fournisseurs, newsletters, spams, …)

- Ils utilisent le classement par favoris …

- … mais les listes de favoris deviennent trop longues et désorganisées au fil du temps et donc sont sous-exploitées

1^ère astuce : ouvrir une boîte mail uniquement pour la veille

Je propose, pour ma part, d’ouvrir une adresse sur Gmail (mais libre à vous de choisir un autre fournisseur de messagerie en ligne).

Cette adresse mail peut-être la boîte d’un salarié ou d’un service. Attention, pensez à ne pas diffuser cette adresse afin qu’elle ne soit pas encombrée par autre chose que votre veille ! Vous pouvez maintenant alléger votre boîte mail Outlook en redirigeant vos newsletters vers la nouvelle adresse.

2^ème astuce : établir une surveillance avec des alertes

Pour cela vous pouvez utiliser un autre service Google (oui, je sais, encore !) et cela tombe bien parce qu’il faut une adresse Gmail pour cela.

Le service se nomme Google Alertes 

Le fonctionnement est simplissime : vous choisissez des mots clés que vous souhaitez surveiller : le nom de votre entreprise, votre nom et prénom, le nom d’un de vos produits, celui d’un concurrent, …

A chaque fois que ce ou ces termes apparaitront dans le moteur de recherche Google (sites web et/ou blogs), vous recevrez un mail avec un lien vers la page web ou l’article qui utilise ce mot.

Vous pouvez aussi paramétrer la fréquence des mails. Soyez vigilant tout de même, ne choisissez pas des mots trop généralistes qui sont fréquemment utilisés (vin, formation, vente, …), sinon votre boîte mail sera inondée et votre veille deviendra impossible.

3^ème astuce : gagner du temps grâce aux flux RSS

Les flux RSS permettent d’accéder, de reproduire ou de diffuser le contenu d’un blog et de certains sites grâce à un agrégateur. Les agrégateurs sont en quelque sorte les réceptacles des flux RSS qui permettent de s’abonner aux flux et signalent automatiquement les nouveautés.

Il existe 3 types d’agrégateurs :

- Les agrégateurs intégrés dans les navigateurs

- Les pages personnalisables : Netvibes, Igoogle, …

- Les agrégateurs sous forme de liste : Google Reader par exemple

Le principal intérêt de l’utilisation des flux RSS est le gain de temps. C’est l’information qui vient à vous et qui s’organise automatiquement selon les mots clés ou classement que vous allez choisir. Plus besoin de cliquer à l’aveugle sur tous vos favoris, les mises à jours, l’actualité, les articles … arrivent dans votre agrégateur et n’attendent plus qu’à être lus !

Voici 2 tutoriaux sous forme de vidéo pour apprendre à utiliser ces agrégateurs.

Les flux RSS et Google Reader :

Les flux RSS et Netvibes :

Vous pouvez aussi découvrir d'autres outils de veille sur ce billet.

    Vincent Pereira, formateur web 2.0